GONICUS, Arbeit und COVID-19 - ein Erfahrungsbericht
Das Coronavirus hat unsere Gesellschaft fest im Griff und ist allgegenwärtig: neue Arbeitsumstände, fehlende Kinderbetreuung, die Sorge um die eigene und die Gesundheit unserer Liebsten.
Im Gegensatz zu vielen anderen Branchen - und den damit verbundenen Aufgaben der Berufstätigen - stehen uns in der Informationstechnologie eine Fülle von Möglichkeiten zur Verfügung, unsere Arbeit aus dem Homeoffice zu verrichten. Wir standen in den letzten Wochen wie gewohnt für alle unsere Kunden und Partner uneingeschränkt remote zur Verfügung
und werden so auch weiterhin voll einsatzfähig bleiben.
In diesem Erfahrungsbericht wollen wir auf die vergangenen Homeoffice-Wochen blicken und ein bisschen aus dem Nähkästchen plaudern. Was hat gut funktioniert? Was für Werkzeuge setzt GONICUS ein? Wo sehen wir Verbesserungen? Wir freuen uns, wenn wir Ihnen mit diesem kurzen Erfahrungsbericht einen Impuls für Ihr Unternehmen geben können!
Ein gutes Fundament
Unabhängig von der IT-Ausstattung am Arbeitsplatz (PC, Notebook, ThinClient) sind die gewohnten Werkzeuge und der Zugriff auf die benötigten Daten entscheidend für das produktive Arbeiten. Wir haben das Glück als modernes IT-Unternehmen flexibles und mobiles Arbeiten gewöhnt zu sein. Entsprechend sind auch all unsere Bildschirmarbeitsplätze mit Laptops ausgestattet. Damit ist die Basis gegeben. Zusätzlich eine Maus und ein Headset für die Video- oder Telefonkonferenzen und fertig ist das minimale mobile Büro.
Unser Tipp: Tagelang nur auf einem 13“ oder 15“ Laptop Bildschirm zu Arbeiten kann bei aufwendigen Tabellenkalkulationen nervig oder bei Bildbearbeitung gänzlich unmöglich sein. Ein Monitor in gewohnter Größe aus dem Büro ist empfehlenswert. In unserem Fall haben die Kolleginnen und Kollegen, die keinen solchen Bildschirm zu Hause hatten, sich diesen aus dem Büro geliehen und mit nach Hause genommen.
VPN für die sichere Verbindung ins Firmennetz
Viele Unternehmen sehen jetzt, dass die Netzwerk- und VPN-Kapazitäten nicht für den dauerhaften und umfassenden Einsatz gedacht sind. Erweiterung der Systeme und Aufstockung der Lizenzen sind häufig erforderlich. Wir setzen für unsere VPN-Umgebung auf das Open-Source Projekt pfSense. pfSense basiert auf dem Betriebssystem FreeBSD und bietet neben VPN viele interessante Möglichkeiten für die Konfiguration von Router-und Firewall-Systemen oder Proxys.
- Bündelung mehrerer Verbindungen, Load Balancing, Fail Over
- Proxy und Webfilter mit Squid
- VPN mit IPsec, OpenVPN und PPTP
- Einsatz als Wireless Access Point, WLAN
Unser Tipp: Viele Werkzeuge sind mittlerweile Web-basiert. Diese Werkzeuge können in Abhängigkeit Ihrer Netzwerk-Architektur ohne VPN erreichenbar sein und sollten dann aber über SSL-Client-Zertifikate abgesichert werden. Wenn Sie noch keine Public-Key-Infrastruktur betreiben, können wir Ihnen das Projekt ejbca empfehlen.
Zusammenarbeit mit Nextcloud
Der Anbieter Nextcloud stellt mit dem gleichnamigen Open-Source-Projekt eine Plattform für den Austausch von Daten bereit – man hat sozusagen seine eigene, kleine Cloud, in der man die volle Kontrolle über alle Daten behält. Mit ein paar Zusatz-Modulen erweitert, bietet Nextcloud fast alles was man für die Arbeit im (kleinen) Team benötigt:
- Austausch von Dateien, Texten, Tabellen, Bildern usw.
- Kanbanboard für die Arbeitsorganisation und Aufgabenverteilung
- Web-basierte Bearbeitung von Office-Dokumenten (im Zusammenspiel mit bspw. Collabora Office)
- Umfragen zur Abstimmung von Terminen o.ä.
Nextcloud lässt sich im Gegensatz zu vielen Microsoft oder Google-Produkten auf dem eigenen Server installieren und gehört damit in den Werkzeugkasten für Lösungen für Digitale Souveränität. Auch die öffentliche Verwaltung des Bundes setzt für die Bundescloud auf Nextcloud.
Unser Tipp: Wer sich Nextcloud erstmal anschauen möchte, kann diese ohne eigene Installation bei unterschiedlichen Anbietern (wie bspw. 1&1 IONOS) testen und ausprobieren.
Videokonferenzen mit Jitsi-Meet
Egal ob kurze Abstimmung zu einem akuten Thema oder die regelmäßige Besprechung montags um 15:00 Uhr. Es ist immer hilfreich, die anderen Personen sehen zu können. Während Angebote wie Zoom oder Microsoft Teams regelmäßig und in den letzten Wochen verstärkt mit negativen Schlagzeilen in Bezug auf den Datenschutz Aufmerksamkeit auf sich ziehen, bieten Open-Source-Lösungen eine gute Alternative. Für Videokonferenzen mit maximal 10 Teilnehmern können wir Jitsi Meet empfehlen. Die Konferenzen sind dabei außerdem komplett verschlüsselt. Unsere Erfahrung zeigt, dass Ihr Browser unbedingt Hardwarebeschleunigung unterstützen sollte. Allerdngs muss man sich bei Jitsi-Meet ggf. um die Installation auf dem eigenen Server kümmern und diese Aufgabe ist nicht zu unterschätzen.
Neben den eigentlichen Werkzeugen möchten wir abschließend die organisatorischen Aspekte der Homeoffice-Arbeit betrachten. Das, was man oft als „Zukunft der Arbeit“ bezeichnet, hat quasi über Nacht Einzug in den Büroalltag gehalten. Diese neuen Arbeitsumstände erfordern neue Ansätze, um Familie und Beruf – sprichwörtlich – unter einem Dach zu halten.
Der Weg zur Arbeit entfällt bzw. verkürzt sich auf wenige Meter und damit entfällt auch die Vorbereitungszeit auf die „andere Rolle“. Finden Sie eine Möglichkeit zum gedanklichen Check-in und Check-out. Ich versuche es morgens mit Yoga und Abends mit einem 30 Minuten Spaziergang.
Besonders zu Beginn der Homeoffice-Tätigkeiten und der damit gewonnen Flexibilität entwickelt sich für viele das Gefühl immer erreichbar sein zu müssen. Lösen Sie sich von diesem Gedanken und kommunizieren Sie offen von wann und bis wann Sie erreichbar sind.
Viele gute Ideen und Lösungen entstehen in alltäglichen Büro-Situationen: bei der kurzen Diskussion auf dem Flur, beim Treffen an der Kaffeemaschine oder in der Zigarettenpause. Darüber bietet sich hier auch Raum, um Dinge loszuwerden, wenn es gerade mal nicht so rund läuft. Im Homeoffice fallen diese Situationen mit den Kollegen weg.
Unser Tipp: Schaffen Sie Räume und Gelegenheiten für den zwischenmenschlichen Austausch. Eine Videokonferenz ohne Agenda oder der virtuelle gemeinsame Snack mit dem Austausch zu Themen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, können Abhilfe schaffen. Aber natürlich ist das persönliche Gespräch besonders bei ernsten Themen nicht zu ersetzen.
Die Art und Weise wie wir kommunizieren ist der entscheidende Faktor für die Arbeitsatmosphäre im Homeoffice. Nicht jeder hat ein separates Arbeitszimmer und nicht jedes Kind versteht, dass man heute keinen Urlaub hat obwohl man zuhause ist. Toleranz, Geduld und Gelassenheit sind für viele Situationen im Homeoffice hilfreich.
Wir hoffen, dass wir Ihnen den ein oder anderen Impuls für Ihr Unternehmen mitgeben konnten und freuen uns, wenn wir Ihnen einen
Blick hinter die Kulissen geben konnten!
Interesse an Technologien und Lösungen für flexibles Arbeiten? Wir freuen uns auf Sie! In unserem Fokus stehen dabei immer Ihre Anforderungen, so agieren wir lösungsorientiert flexibel und mit jeder Menge Leidenschaft für Linux und Open-Source-Software. Versprochen!
Wir stehen Ihnen für einen unverbindlichen Termin zur Verfügung. Auf unserer Kontaktseite finden Sie die passenden Daten vom Autor des Artikels Stefan Grote.